Gert-Jan Vlasveld
Door Gert-Jan Vlasveld

bureauDe afgelopen weken heb ik mij verbaasd over de manier waarop de overheid met contractmanagement omgaat of zoals ze zelfs in bepaalde gevallen een belangrijk onderdeel als contractmanagement totaal lijkt te negeren.

Het eerste wat mij opviel, betrof het onderzoek van de commissie Elias, die de oorzaak van het falen van veel van de grote ICT projecten van de overheid tracht te achterhalen. Ik hoop dat hiermee niet alleen de oorzaken gevonden worden, maar dat er vooral ook maatregelen worden getroffen die daadwerkelijk de oorzaken doen verdwijnen. Dit is geen overbodige luxe, maar helaas noodzakelijk als je kijkt naar de bedragen die er met dergelijke projecten gemoeid zijn. Geen gemakkelijke zaak, want hier verwacht ik dat ook de politiek haar eigen functioneren ter discussie moet stellen en waar nodig moet aanpassen. Het meest opvallende is dat bij alle gehouden interviews en de door de commissie voorgelegde vraagstukken het onderwerp contractmanagement niet ter sprake kwam. Alsof het onderwerp gewoon niet bestaat.

Daarmee wil ik niet suggereren dat contractmanagement dé oplossing voor het falen is. Ik ben er echter wel van overtuigd dat contractmanagement een bijdrage levert aan het beheersbaar uitvoeren van contracten. Veel van de projecten die onderzocht worden, zijn gerealiseerd door middel van opdrachten (=contracten) aan leveranciers. Het managen van die contracten tijdens hun uitvoeringsfase is een essentiële vaardigheid voor het succesvol realiseren van contractdoelstellingen. Als er niemand aangesteld is, om die verantwoordelijkheid met de juiste werkwijze in te vullen, dan weet je eigenlijk zeker dat het realiseren van doelstellingen niet gaat lukken.

Contractmanagementnorm

Het tweede wat mij opviel was de zoektocht bij de overheid naar een contractmanagementnorm, waarover onder ander gepubliceerd is in het vakblad Deal. Het betreft hier een onderzoek dat werd gehouden onder 150 professionals, met name inkoopfuncties, uit de publieke sector. Contractmanagement wordt in dit onderzoek gedefinieerd als: “Het proces waarbij – op basis van verkregen input – afgesloten contracten en wijzigingen hierop eenduidig worden vastgelegd, beheerd en bewaakt”. Het doel was om een norm vast te stellen voor het aantal contracten dat één contractmanager (1 fte) zou kunnen managen. 120 contracten, luidde het antwoord uit het onderzoek. Tezamen met de geïdentificeerde variabelen die van invloed zijn op deze norm, zou het betekenen dat een contractmanager gemiddeld tien á twaalf uur per jaar aan een contract besteedt. Tien uur? Rijzen bij u de vraagtekens nu ook al? Hoe kun je zo een contract managen?

Ik definieer contractmanagement als: het managen van een contract in zijn uitvoeringsfase teneinde de contractdoelstellingen te realiseren. Een eigen onderzoek van CM Partners geeft aan dat de meeste contractmanagers rond de 25 contracten managen, bestaande uit drie tot vijf complexere contracten en verder significant minder complexe. Ik ken zelfs organisaties waarbij één contractmanager slechts enkele, maar wel omvangrijke inkoopcontracten managet.

Dus overheid let op wat hier gebeurt! Als contractmanagement als kritieke activiteit onderkend wordt en een norm van 120, plus of min, contracten per contractmanager gehanteerd gaat worden, dan weet ik één ding zeker… Dat gaat geen bijdrage leveren aan het oplossen van de problemen rond het managen van contracten! Sterker nog, als we dit toepassen op de contracten voor grote projecten, ontstaat er een alarmerende situatie. Neem contractmanagement serieus en stel voldoende tijd ter beschikking aan de contractmanager.

Meneer Elias, ik hoop van ganser harte dat u het onderwerp contractmanagement gaat adresseren in uw onderzoek. Ik stel mijn inzichten ter beschikking en ga hier graag met u over in gesprek!

Bel mij terug