Dé contractmanagementmethode in vogelvlucht

CATS CM is een praktische aanpak om contracten te managen, volgens een gedetailleerd stappenplan. Deze contractmanagementmethode is eenvoudig te hanteren en geeft iedere contractmanager het ideale instrument om van contractmanagement een succes te maken. De gestructureerde, praktijkgerichte werkwijze die CATS CM biedt, maakt het contractmanagementproces en het managen van contracten beter bestuurbaar vanaf de contractondertekening.

Download het boekdeel CATS CM!

Ontvang het boekdeel
  • We zijn benieuwd naar je bevindingen. Naar aanleiding van je interesse nemen we eerdaags nog even contact met je op.

CATS CM bied je structuur, handvatten en praktijkinzichten die de realisatie van contractdoelstellingen vereenvoudigen en voorziet je organisatie van een uniforme werkwijze.

Waarom CATS CM

De contractmanagement methode faciliteert iedere contractmanager in zijn vak, zowel aan de opdrachtgeverskant als aan de leverancierskant. Het primaire doel van de methode is om de contractmanager grip te geven op contractmanagement, zodat hij of zij dit optimaal kan uitvoeren. CATS CM verhoogt de effectiviteit en de efficiëntie. Dit vergroot de kans op het realiseren van alle contractdoelstellingen enorm, en de daarmee beoogde toegevoegde waarde. Door regelmatige afstemming van het contract op de organisatiedoelen, kan een organisatie zelfs een grotere toegevoegde waarde behalen dan beoogd. Een ander voordeel is de kostenbeheersing van een contract, resulterend in kostenbesparingen en -vermijdingen. Daarnaast krijg je als contractmanager een optimale beheersing van de contracten, waardoor je ook grip op de eventuele risico’s hebt.

CATS CM in twe dagen

CATS CM, zo werkt het

CATS CM helpt organisaties door middel van een gestructureerde contractmanagement proces, dat is opgezet aan de hand van de fasen in de contractlevenscyclus.

De methode geeft vooral praktische invulling aan twee fasen binnen deze contractlevenscyclus: contract uitvoering en afsluiting en evaluatie. In de fasen vóór de ondertekening (behoeftespecificatie en contractering) is de methode zeer effectief als checklist voor de contractuele afspraken.

Uitgangspunten van de contractmanagement methode

De CATS CM methode is gebaseerd op vier uitgangspunten, namelijk de afbakening van verantwoordelijkheden, de onderkenning van de rollen, een stappenplan voor een beheersbaar contractmanagementproces en de aandachtsgebieden van de contractmanager (CM Essentials). We lichten deze pijlers hieronder nader toe.

Pijler 1: afbakening: WTBD & AOCM

Ieder contract bestaat uit een beschrijving van enerzijds ‘Work To Be Done’ (WTBD) en aan de andere kant ‘All Other Contract Matter’ (AOCM). Deze belangrijke afbakening van de verantwoordelijkheden binnen de contractmanagement methode CATS CM geeft helder aan wie wat moet doen.

Pijler 2: wie is verantwoordelijk voor wat

Ook een duidelijke verdeling van taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden geeft structuur aan het managen van contracten. Een contract vraagt daarom om minimaal drie rollen voor een optimale uitvoering: contracteigenaar, contractmanager en servicemanager.

  • De contracteigenaar stelt de behoefte en het budget.
  • De servicemanager – soms ook wel aangeduid als projectmanager – draagt zorg voor de taken die behoren bij ‘Work To Be Done’: Voor een servicemanager bij de leverancier betekent dat installeren, uitvoeren, onderhouden en overdragen. Aan de opdrachtgeverskant houdt dit in dat de servicemanager vooral moet faciliteren in de levering van diensten of producten en daarnaast de kwaliteit vaststellen van het geleverde.
  • De contractmanager houdt zich bezig met ‘All Other Contract Matter’. Hij bewaakt aspecten als prijs/tarief, belangrijke datums tijdens de uitvoering, looptijd, voortgangsrapportage en controles,   oplossen van issues en managen van risico’s.

Pijler 3: contractmanagement proces in zes stappen

Het contractmanagement proces vindt plaats in de uitvoerings- en afsluitingsfases van de contractlevenscyclus. Dit proces bestaat uit zes stappen. De methode geeft voor iedere stap aan welke activiteiten uitgevoerd moeten worden. De middelste vier – Plan, Do, Check, Act – zijn gebaseerd  op  de kwaliteitscirkel van Deming). Binnen de CATS CM methode hebben we daar ten behoeve van goed contractmanagement twee stappen aan toegevoegd: Initiate en Closure . Het contractmanagementproces begint met het bestuderen en analyseren van het contractdossier, het opstellen van een risicoprofiel en het plannen en voeren van het intakegesprek met de contracteigenaar (Initiate).

Pijler 4: de aandachtsgebieden van de contractmanager (CM Essentials)

Iedere rol heeft zijn eigen aandachtsgebieden. De focuspunten van de contractmanager zijn binnen de
CATS CM methode samengebracht in de tien ‘CM Essentials’:

  1. De contractomgeving
  2. Het contractdossier
  3. Het contractrisicoprofiel
  4. Het facturatieproces
  5. De status, implementatie en voortgang
  6. De contractkalender
  7. De contract assessments
  8. De onderwerpen voor overleg
  9. De overleggen
  10. De (on)tevredenheid van de contractpartij

CATS CM in twee dagen

De contractmanagementmethode CATS CM© is door de hoge adoptie in vele organisaties binnen een grote diversiteit van branches dé standaard methode voor het managen van contracten in Nederland te noemen. Ontdek van wat onze klanten over de methode zeggen op www.cats-cm.com.