Na de introductie van de drie essentiële factoren van succesvol contractmanagement, weidde ik in mijn vorige blog uit over de eerste, beleid en processen. Natuurlijk lukt succesvol contractmanagement nooit zonder mensen en systemen. Daarbij is het wel van belang dat het gaat om voldoende mensen met de juiste competenties en systemen die daadwerkelijk de processen ondersteunen. In deze blog meer over deze aspecten.
Voldoende en competente mensen
Het aantal contractmanagers dat een organisatie nodig heeft hangt af van de inrichting in van het contractmanagementproces, het aantal contracten dat de organisatie heeft en de aard van die contracten.
De competenties die een contractmanager moet hebben (of moet ontwikkelen), zijn gekoppeld aan de definitie van de rol van contractmanager in het contractmanagementbeleid. Deze definitie is gebaseerd op de doelstelling die de organisatie heeft met contractmanagement, de invulling daarvan in het contractmanagementbeleid en organisatiespecifieke eisen die aan de competenties worden gesteld en gerelateerd zijn aan de aanpak. Wanneer deze rol onderdeel is van de functiebeschrijvingen binnen de organisatie, is er een basis om de prestaties van de contractmanagers te kunnen toetsen, waarderen en gericht te ontwikkelen.
De eisen van het vakgebied contractmanagement en de specifieke eisen van een organisatie bepalen welk competenties nodig zijn om de rol of functie contractmanager te kunnen vervullen. Deze competenties zouden in het functieprofiel van de contractmanager aan bod moeten komen . Daarnaast moeten deze tijdens functionerings- en beoordelingsgesprekken besproken en getoetst worden. Het niveau waarop de contractmanager deze competenties beheerst, is medebepalend voor de omvang en complexiteit van de contracten die hij kan managen.
De competenties
Als voorbeeld noemen ik hier een aantal van de competenties die voor het merendeel van de contractmanagers van toepassing zijn:
- Aandacht voor details: consistent en effectief om kunnen gaan met detailinformatie.
- Conflicthantering: op een diplomatieke wijze omgaan met belangentegenstellingen en deze helpen oplossen.
- Klantgerichtheid: de wensen en behoeften van de opdrachtgever onderzoeken en hiernaar handelen, rekening houdend met de kosten en baten voor de eigen organisatie.
- Onderhandelen: optimale resultaten boeken bij gesprekken met tegenstrijdige belangen, zowel op inhoudelijk gebied als op het gebied van het goed (onder)houden van de relatie.
- Overtuigingskracht: anderen voor standpunten en ideeën proberen te winnen en draagvlak creëren.
- Plannen en organiseren: doelen en prioriteiten bepalen en benodigde acties, tijd en middelen aangeven om deze doelen te verwezenlijken.
- Resultaatgerichtheid: concrete en gerichte acties ondernemen om doelstellingen te behalen of te overstijgen.
Het betreft hier een lijst met enkele voorbeelden en deze kan uiteraard nog worden aangevuld of aangepast. Wanneer iedere organisatie haar eigen weloverwogen keuzes maakt in de vereiste competenties voor de contractmanagersrol of -functie zal dat het succes van contractmanagement vergroten.
Procesondersteunende systemen
Bij het implementeren van een proces bepaalt de organisatie of een nieuw systeem gewenst is of niet. Is dat gewenst, dan stelt de organisatie op basis van het uitgewerkte proces de eisen aan het systeem op en selecteert op basis van die eisen een applicatie. Is een nieuw systeem niet gewenst, dan moet het proces worden aangepast aan het bestaande systeem. Belangrijke processtappen of beheersmaatregelen die niet in het bestaande systeem passen, maar wel noodzakelijk zijn, moeten dan op een andere manier worden geborgd.
Hoe vreemd het ook mag klinken; het al aanwezig zijn van een softwaresysteem om contracten te beheren kán een valkuil zijn bij het implementeren van contractmanagement. Wat deze systemen doorgaans doen, is het registeren van (basis) gegevens van contracten en op basis daarvan triggers uitsturen naar de personen die een rol gekregen hebben bij de uitvoering van het contract. Het zijn daarmee contractbeheersystemen. Steeds vaker zijn deze systemen óók in staat om de gegevens vast te leggen die ontstaan tijdens de uitvoeringsfase van het contract en niet alleen de gegevens die tijdens het afsluiten van het contract ontstaan. Daarmee zijn die systemen in staat om het contractmanagementproces in de uitvoeringsfase te ondersteunen, maar er is vrijwel altijd ook door mensen uitgevoerd contractmanagement nodig.
Samengevat
Een organisatie met een professioneel contractmanagementbeleid en contractmanagementproces optimaliseert het rendement daarvan door voldoende en competente mensen en op het proces afgestemde systemen in te zetten in de uitvoering ervan. De eisen die aan de mensen en systemen worden gesteld moeten ondersteunend zijn aan het beleid en het proces. De methode CATS CM® geeft organisaties duidelijke handvatten voor het definiëren van de competenties van de contractmanager en het opstellen van vereisten voor de contractmanagementsystemen.
Dit is de vijfde blog uit de reeks ‘CATS CM® in een notendop’ waarin we je meenemen in onze visie en methode. Heb je vragen aan Linda Tonkes en Gert-Jan Vlasveld, de auteurs van het boek CATS CM® versie 4? Stuur een mail naar secretariaat @cmpartners.nl!
Publicatie: Van Haren Publishing
Verkoop: Managementboek
