In mijn vorige artikel over de succesfactoren van contractmanagement schreef ik over belangrijke keuzes die management rondom het managen van contracten moet maken. Drie overkoepelende factoren spelen daarbij een bepalende rol: beleid en bijbehorende processen, voldoende en competente mensen en procesondersteunende systemen, en contracten waar bij het opstellen rekening is gehouden met het gewenste contractmanagement. In dit artikel ga ik in op de eerste daarvan. Hoe kan management succesvol contractmanagement op strategisch, tactisch en operationeel niveau waarborgen?
Het CATS-besturingsmodel
Een goed besturingsmodel bevat een goed beleid dat de consistentie waarborgt met aangrenzende processen en afspraken op strategisch niveau. Het is zo ingericht dat rapportagelijnen van operationeel naar strategisch niveau één vloeiende lijn vormen, waarin systemen, rapportages en procedures naadloos op elkaar aansluiten.
Het CATS-besturingsmodel biedt een goed raamwerk voor de besturing van de activiteiten rondom contracten. Het stelt organisaties in staat om alle factoren voor succesvol contractmanagement mee te nemen in het beleid en de processen.
Figuur: Het CATS-besturingsmodel
Op strategisch niveau bepaalt de organisatie wat ze gaat doen, op tactisch niveau hoe ze het gaat doen en op operationeel niveau wordt bepaald wie welke activiteiten op welk moment uitvoert.
In het CATS-besturingsmodel spreken we op strategisch niveau over Contract Policy, op tactisch niveau over Contract Control en op operationeel niveau over het Contract Management Process.
Strategisch niveau – Contract Policy
Op strategisch niveau spreken we van Contract Policy. Op dit niveau bepaalt de organisatie hoe zij op strategisch, tactisch en operationeel niveau met contract willen omgaan. Onderdeel hiervan is het bepalen van het beleid op het gebied van aangaan van contracten. In een contractmanagementbeleid worden onder ander de volgende elementen opgenomen:
- Definitie van contractmanagement;
- Voor welke contracten wordt contractmanagement toegepast?;
- Gewenste volwassenheidsniveau;
- Contractmanagementproces;
- de plaats van contractmanagement in de contractlevenscyclus;
- de rollen die betrokken zijn bij het opstellen en managen van contracten;
- De invulling van het proces in stappen en de bepaling en invulling van de contractmanagementscenario’s;
- Relatie tussen de rollen en functies in de organisatie;
- Vereiste competenties voor invulling van de bij het contractmanagement betrokken functies en rollen;
- Positionering van contractmanagement in de organisatie.
Tactisch niveau – Contract Control
Het management op tactisch niveau zorgt dat de Contract Policy wordt uitgewerkt in beheersbare en stuurbare processen op operationeel niveau. Hier worden onder andere de volgende zaken geregeld:
- Alle contracten worden aangegaan in lijn met de Contract Policy;
- Selectie van methoden voor contract-, project- en servicemanagement;
- Implementatie van processen;
- Faciliteren van processen;
- Beleggen van bij contracten betrokken rollen.
Dit alles moet op zo’n manier gebeuren dat tijdig gemeten, geëvalueerd, geanalyseerd, verbeterd en bijgestuurd kan worden op het operationele proces.
Operationeel niveau – Contract Management Process
Op operationeel niveau, dus binnen het Contract Management Process, wordt uitvoering gegeven aan de op tactisch niveau genomen beslissingen over maatregelen, afspraken en verplichtingen, waarmee weer invulling gegeven wordt aan het strategisch niveau.
Succesvol contractmanagement op alle niveaus
Een organisatie die succesvol met haar contractportfolio om wil gaan, geeft richting aan haar operationele processen middels een duidelijk en gebalanceerd beleid. Door op tactisch niveau de juiste zaken in te richten stelt zij het operationele niveau in staat om op correcte wijze invulling te geven aan dat beleid. CATS CM® levert de methoden, technieken, procedures, richtlijnen en hulpmiddelen waarmee op operationeel niveau wordt bijgedragen aan de samenhang en consistentie van de totale contractbesturing van een organisatie.
Dit is de vierde blog uit de reeks ‘CATS CM® in een notendop’ waarin we je meenemen in onze visie en methode. Heb je vragen aan Linda Tonkes en Gert-Jan Vlasveld, de auteurs van het boek CATS CM® versie 4? Stuur een mail naar secretariaat@cmpartners.nl!
Publicatie: Van Haren Publishing
Verkoop: Managementboek
