Vaak zien we verschil tussen leveranciers en opdrachtgevers als het gaat om het positioneren van de rollen binnen de organisatie. Dit wordt veroorzaakt door het belang dat de interne organisatie eraan hecht. Als vervolg op mijn vorige blog ‘Samenspel van contractmanagement rollen’, waarin ik vooral de contracteigenaar, de contractmanager en de servicemanager naar voren bracht, richt ik nu de aandacht op de contractbeheerder en de procesbeheerder. De belangrijkheid van deze rollen zou helemaal niet mogen afhangen van het feit of contractmanagement nu primaire of secundaire bedrijfsprocessen betreft. Voor een optimale samenwerking tussen leverancier en opdrachtgever is het gewoon essentieel dat de gehele keten van contractmanagement aan beide kanten goed ingericht is.
Het managen van een contract vraagt betrokkenheid van alle vijf rollen. Eerder benadrukte ik het belang van de aanwezigheid van deze rollen en dat doe ik dan ook niet voor niets. Vooral het transparant differentiëren van de rollen is cruciaal voor succesvol contractmanagement. Aan de basis staan van contactmanagement staat het ‘administratieve’ gedeelte. Hoe richt je je contractdossiers in binnen het contractmanagementproces ? Wie doet wat? Want voordat de uitvoering van start gaat, is het belangrijk om te definiëren hoe het beheer en het proces plaatsvindt. Daarvoor hebben we binnen de CATS CM methode specifieke rollen voor contractbeheerder en de procesbeheerder in het leven geroepen.
Contractbeheer
Professioneel contractmanagement leunt sterk op het intern toegepaste contractbeheer. Met contractbeheer doelen we volgens de CATS CM methode op:
“Het opzetten, invullen, actueel en toegankelijk houden van alle vastgelegde informatie over een bepaald contract of samenhangende contracten.”
Zoals deze omschrijving weergeeft, betreft het de systematische vastlegging van alle data rondom een contract. Dit is een wezenlijk verschil met de contractmanager, die zich bezig houdt met de zogenoemde ‘all other contract matter’. In andere woorden de contractmanager managet de voorwaarden, tarieven en omgevingsfactoren. Waar de contractmanager vaak maar toegang heeft tot één of enkele (samenhangende) contracten, beheren contractbeheerders vaak grote aantallen contractdossiers. Alhoewel het contractbeheer van de contractmanager zijn eigen contract onder zijn verantwoordelijkheid valt is er in het belang van nauwgezetheid veel voor te zeggen om het contractbeheer binnen het contractmanagementproces apart te beleggen en niet door de contractmanager erbij te laten doen. Hiaten en onvolledigheden binnen deze contractdossiers veroorzaken risico’s voor de gehele contractmanagementlevenscyclus. Contractbeheerder is dus een rol die wel op waarde ingeschat moet worden. Om contractdossiers volledig en up-to-date te houden, behoren contractbeheerders dan ook bevoegdheid te hebben om verantwoordelijke functionarissen aan te spreken op ontbrekende stukken.
Proceseigendom
Dit is zoals we contractmanagement gaan doen gedurende de contractlevenscyclus! In het kort komt proceseigendom daar op neer. We zien in de praktijk nog heel weinig dat er een proceseigenaar wordt ingezet. Het wordt klaarblijkelijk nog niet als belangrijk gezien. Als proceseigendom al geïmplementeerd wordt, zie je dat de contracteigenaren bepalen hoe het gedaan moet worden. Echter, een leverancier die op meerdere plekken binnen de organisatie actief is en dus meerdere contracten heeft, krijgt op deze manier te maken met verschillende contracteigenaren. Voor een leverancier levert dit veel onduidelijkheden op door de verschillende werkwijzen binnen één organisatie. De betreffende leverancier weet vervolgens niet hoe hij met de organisatie om moeten gaan. Terecht. Daarom is de rol van proceseigenaar essentieel om een contract goed te kunnen implementeren en uit te voeren.
Positioneer de contractmanagement rollen
Wat is dan de relatie tussen de contractmanager, de contractbeheerder en de proceseigenaar? Wie is waar verantwoordelijk voor? Wie delegeert wie? Het is zaak dat dit helder beschreven is binnen jouw organisatie. Als ieder zijn plek weet, zijn verantwoordelijkheden kent en zijn taken nauwgezet uitvoert, worden contractmanagementprocessen in de praktijk daadwerkelijk effectief. Mits iedereen zijn rol pakt natuurlijk!
Zijn de rollen contractbeheerder en proceseigenaar binnen jouw organisatie separaat belegd?
