In mijn vorige blog beschreef ik het nut en de waarde van contractmanagement. Binnen organisaties duurt het soms even voor het besef landt. Dan vallen alle verschafte inzichten ineens op z’n plek: we hebben wel degelijk contractmanagement nodig. Waar beginnen we? Implementeren van contractmanagement brengt specifieke acties met zich mee. Hoe komt u van niks in zes stappen naar proactief contractmanagement?
Om een goede start te maken, zijn de volgende stappen cruciaal:
1. Bepaal het proceseigendom
2. Stel een beleid op
3. Inventariseer en rubriceer de aanwezige contracten
4. Definieer het contractmanagementproces
5. Stel functionarissen aan en leidt deze op
6. Positioneer contractmanagement in de organisatie
De uitvoering van deze implementatieacties is niet gebonden aan deze exacte volgorde. Belangrijk is wel dat alle acties worden uitgevoerd. Hoe pakt u het aan? Aan de hand van de contractmanagement methode CATS CM licht ik deze zes stappen toe.
1. Bepaal het proceseigendom
Wie gaat zich met het inrichten van contractmanagement in uw organisatie bezig houden? Als een van de eerste stappen is het van belang de proceseigenaar te benoemen. Natuurlijk moet deze persoon dan niet alleen de taak van proceseigenaar krijgen, maar ook de bijbehorende bevoegdheden én de benodigde tijd. Dit is geen taak om er tussen de bedrijven door even bij te doen. De proceseigenaar is namelijk verantwoordelijk voor het inrichten, beheersen én het doorlopend verbeteren van het proces.
2. Stel het beleid vast
Individuele contractmanagers kunnen zonder een vastgesteld beleid best belangrijke resultaten boeken binnen hun contracten. Maar u wilt toch het maximale resultaat behalen? Dan is het wel degelijk noodzakelijk dat de proceseigenaar een beleid opstelt. Het vaststellen van het beleid voor contracten en contractmanagement is een cruciale randvoorwaarde voor de optimale uitvoering van contractmanagement. Wat zou er dan in het beleid vastgelegd moeten worden?
- Welke type contracten de organisatie wil aangaan
- Regels voor toekenning van contracteigendom
- Regels voor het bepalen van de contract governance
- Behandelen van uitzonderingen
- Vereiste rapportages
- Meten van performance binnen contracten
- Meten van de effectiviteit en efficiency van het contractmanagement proces
- Ondersteunende informatiesystemen
- Werkwijze ten aanzien van verbeteringen.
3. Inventariseer en rubriceer de aanwezige contracten
Het inventariseren van contracten, het up-to-date houden en beschikbaar stellen van de informatie is een noodzakelijke administratieve taak, samengevat in de term ‘contractbeheer’. Dat veel organisaties met contractbeheer bezig zijn, kunnen we afleiden uit het groeiende aanbod van softwarepakketten op dit gebied. De rubricering van contracten is een belangrijke stap bij de implementatie van contractmanagement. U begint met criteria vast te stellen die gezamenlijk aangeven wat het belang van een contract voor de organisatie is. Op basis hiervan kunnen contracten ingedeeld worden en kan de intensiteit van contractmanagement bepaald worden. Niet ieder contract heeft immers evenveel aandacht nodig. Kijk maar eens naar de volgende matrix.
Het verschil tussen de drie niveaus zit in de mate van planning en de frequentie waarmee de contractmanager zijn activiteiten uitvoert. In de methode CATS CM kunt u de basis voor de activiteiten in de zogenaamde ‘Essentials’ terugvinden.
4. Definieer het contractmanagementproces
Hoe gaan we werken en welke rollen onderkennen we? De proceseigenaar beschrijft het contractmanagementproces van uw organisatie. Zo is voor iedereen duidelijk wat er van wie verwacht wordt in termen van taken, bevoegdheden en verantwoordelijkheden. Het contractmanagement proces – volgens CATS CM – ziet er binnen de contractlevenscyclus als volgt uit:
5. Stel functionarissen aan en leidt deze op
Wie is de contractmanager en wat doet hij of zij? Een duidelijke functieomschrijving geeft helderheid over taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. Is de functie eenmaal beschreven en is/zijn de contractmanager(s) aangenomen of benoemd, dan is de volgende logische stap het trainen. Een training faciliteert de contractmanager om zijn verantwoordelijkheden waar te kunnen maken, en geeft ook input voor verbeterslagen.
6. Positioneer contractmanagement in de organisatie
Voor een succesvolle implementatie van contractmanagement, is het van cruciaal belang dat de benoemde verantwoordelijkheden in het proces belegd worden. Eenduidig en op de juiste plaats in de organisatie. Wat moet er dan ‘gepositioneerd’ worden?
- Het proceseigendom: wie is de proceseigenaar? (Stap 1)
- Het contracteigendom: wie is namens de organisatie eigenaar van een contract? Dit is degene die bevoegd is om de verplichtingen met de wederpartij aan te gaan, contractuele issues op te lossen en contractuele wijzigingen te accepteren. Vaak is deze persoon ook budgetverantwoordelijk, maar dat hoeft niet persé.
- De contractmanager. Wie krijgt deze rol? Is dat iemand bij de behoeftesteller, een inkoper of iemand met een andere functie? Of wordt het als nieuwe functie belegd?
- Het contractbeheer. Waar wordt de verantwoordelijkheid belegd voor de registratie van alle gegevens die gerelateerd zijn aan het contract?
Na deze zes stappen heeft u een goede basis gelegd voor het uitvoeren van contractmanagement. Gaat u aan de slag met de aangereikte handvatten? Veel succes!
Meer weten?
Het boek CATS CM Editie 2014 gaat dieper in op de beschreven aspecten.
Heeft u vragen of kunt u hulp gebruiken? Neem vrijblijvend contact op, ik help u graag een stapje verder: karin.vanerven@cmpartners.nl of 06 11 723 983
