In deze twaalfde blog uit serie ‘CATS CM® in een notendop’ ga ik in op een onderdeel van de vierde pijler van de methode CATS CM®. De vierde pijler bestaat uit het contractmanagementproces onderverdeeld in zes stappen en het inrichten van die stappen door middel van contractmanagementscenario’s. In deze blog leg ik de zes stappen van het contractmanagementproces nader uit.
De zes stappen in een contractmanagementproces
De stappen in de methode zijn gebaseerd op de Deming-cyclus. Omdat het managen van een contract een specifiek begin- en eindpunt kent, zijn op deze plekken twee stappen toegevoegd. De Initiate-stap aan het begin van het proces en de Conclude-stap aan het einde van het proces. Tussen Initiate en Conclude voert de contractmanager meerdere keren de stappen Plan, Do, Check en Act/Adjust uit.
Initiate-stap
De eerste stap van het contractmanagementproces noemen we ‘Initiate’. Het is de stap waarmee het contractmanagementproces op basis van CATS CM® start. Deze stap is een voorbereiding op de verdere uitvoering van het contractmanagement. In deze stap bereidt de contractmanager zich voor op het managen van de uitvoeringsfase van het contract. Hij is hierover in overleg met de contracteigenaar en de realisatie- en verificatiemanager. Een goed doorlopen Initiate-stap leidt tot een goed voorbereide contractmanager, maar eigenlijk ook tot een goed voorbereid contractteam. Een goede voorbereiding zorgt er ook voor dat de contractmanager waar nodig (in tijd of expertise) ondersteuning krijgt van collega’s. Tenslotte zijn er duidelijke afspraken gemaakt over waarop zijn functioneren beoordeeld wordt en wanneer het een succesvolle job is geweest.
Plan-Do-Check-Act/Adjust-Cyclus
De Plan-stap is de eerste stap in de zich herhalende PDCA-cyclus. De contractmanager bepaalt als eerste wat er in deze uitvoering van de cyclus bereikt moet gaan worden. Bijvoorbeeld, waar liggen de mogelijkheden om met nog grotere zekerheid de contractdoelstellingen te gaan bereiken? In de Do-stap voert de contractmanager de acties die tijdens de Plan-stap zijn geïdentificeerd uit of laat ze uitvoeren. In de Check-stap controleert de contractmanager de resultaten van de acties uit de Do-stap en bepaalt of die het gewenste resultaat hebben opgeleverd ten opzichte van datgene wat beoogd was. In de Act/Adjust-stap identificeert de contractmanager op basis van de uitkomsten van de Check-stap de aanpassingen die nodig zijn en voert deze uit. Deze aanpassingen kunnen op drie verschillende zaken betrekking hebben. Allereerst op het contract zelf, zoals wijzigingen of aanvullingen op het contract of het realiseren van een verlenging. Ten tweede op de contractmanagementaanpak zoals vastgelegd in het CM-plan en op de acties voor de verschillende CM Essentials, zoals risicomanagementactiviteiten. Ten derde op de kennis, vaardigheden en competenties van de contractmanager zelf. De trouwe lezer van deze reeks herkent hierin de factoren voor succesvol contractmanagement uit mijn derde blog in deze serie.
Conclude-stap
De PDCA-cyclus wordt doorlopen zolang er sprake is van levering. Wel kan dan al begonnen worden aan de voorbereiding van de laatste stap in het proces, de Conclude-stap. In deze stap wordt het contract afgebouwd en geëvalueerd. Daar waar verplichtingen en/of rechten resteren, wordt geborgd dat deze op een andere plek in de organisatie belegd worden.
De processtappen en de CM Essentials
Met behulp van de CM Essentials uit de derde pijler van de methode CATS CM® kan een organisatie de stappen van het contractmanagementproces gericht en gedetailleerd vertalen naar activiteiten. Een essentiële pijler dus voor een procesmatige aanpak!
Dit is de twaalfde blog uit de reeks ‘CATS CM® in een notendop’ waarin we je meenemen in onze visie en methode. Heb je vragen aan Linda Tonkes en Gert-Jan Vlasveld, de auteurs van het boek CATS CM® versie 4? Stuur een mail naar secretariaat@cmpartners.nl!
Publicatie: Van Haren Publishing
Verkoop: Managementboek
