Contractdoelstellingen behalen, dat is waar het primair om draait voor contractmanagers. Tijdens de looptijd van een contract sluimeren vaak allerlei risico’s die een bedreiging kunnen vormen voor het behalen van die doelstellingen. Het is belangrijk snel inzicht in te krijgen en grip te houden op deze risico’s. Daarom is risicomanagement een noodzakelijk onderdeel van contractmanagement. Risico’s tijdig identificeren, monitoren en elimineren dragen bij aan een succesvol eindresultaat. Wij laten je in deze blog zien hoe je dat slim aanpakt.
Maak een Contractrisicoprofiel
Een goede manier om risico’s in kaart te brengen is het maken van een Contractrisicoprofiel (CRP). Dit inventarisatie instrument is aanvankelijk ontwikkeld als onderdeel van de contractmanagement methode CATS CM. Het CRP is een eenvoudig gereedschap, waarmee een contractmanager inzicht krijgt van de contractrisico’s.
Een CPR helpt ook enorm bij het managen van deze risico’s. Daarnaast ondersteunt het de contractmanager bij discussies met de contracteigenaar of de Contract Board; het voortschrijdende inzicht van een CRP maakt dat zaken gemakkelijker te onderbouwen zijn. Het brengt focus op de meest belangrijke risico’s van het moment en het maakt de effectiviteit van acties zichtbaar in de volgende inventarisatieronde.
Score per risico toont impact
Eerst worden de mogelijke risico’s in een CRP gedefinieerd. Daarna geeft de contractmanager ieder risico een score op een schaal van 1 tot 5, op basis van de actualiteit van de beschikbare gegevens en de eigen ervaring en interpretatie. Niet tot nauwelijks risicovol versus een onacceptabel risico. Een belangrijk meetmoment om zaken die funest zijn voor bereiken van de contractdoelstellingen te identificeren. Heb je geen informatie over een bepaald onderdeel van het risicoprofiel? Dan krijgt het de hoogste score, totdat er wel gegevens beschikbaar zijn. Zolang je niet kunt inschatten hoe hoog het risico is, neem je dus het zekere voor het onzekere.
Voorbeeld van een Contractrisicoprofiel
De onderwerpen van een Contractrisicoprofiel
Er zijn natuurlijk allerlei onderwerpen te bedenken die je in een CRP kunt opnemen. Je bedrijfssituatie en de contracten die je sluit zijn daarin leidend. We geven je als leidraad graag de opzet zoals we die in het CATS CM Contractrisicoprofiel hebben gemaakt:
A. Contract gerelateerde onderwerpen
B. Resourcing zaken
C. Contract kwaliteit
D. Organisatorische zaken
E. Contract doelstellingen
F. Overige aspecten
Nogmaals, de bovengenoemde onderwerpen zijn niet voor alle contracten en bedrijven één-op-één van toepassing. Zorg dus dat je dit afstemt op je eigen bedrijfs-, inkoop- en contractmanagement activiteiten.
Van Contractrisicoprofiel naar actie
Eenmaal een profiel opgesteld is de volgende stap om die te vertalen naar relevante acties. Zet geïdentificeerde risico’s op een risicolijst en prioriteer ze. Dat kan bijvoorbeeld aan de hand van onderstaand tabel.
Zo ontstaat er een duidelijk overzicht van de nodige acties ten behoeve van het verminderen en elimineren van de risico’s.
Regelmatig meten per contract
Door gedurende de uitvoeringsfase van het contract regelmatig het CRP opnieuw te bekijken en te scoren, kun je grip houden op de risico’s in het contract. Een volledig en actueel Contractrisicoprofiel is dus heel belangrijk!
Persoonlijk contractmanagement gereedschap of algemeen goed?
Het CRP is in principe een persoonlijk gereedschap van een contractmanager. Natuurlijk kan het ook als algemeen instrument gebruikt worden. Als het CRP onderdeel is van het contractdossier, heeft iedereen die inzicht heeft in dit dossier ook inzicht in de geïdentificeerde risico’s en de gekoppelde acties. Wat de één echter als risico ziet, behoeft een ander echter nog niet als risico te zien. Het is dus van belang dat een contractmanager wel de ruimte krijgt om het CRP en bijbehorende documenten aan te passen en te scoren zoals hij of zij het ziet.
Tenslotte is de contractmanager degene die verantwoordelijk is voor een goede uitvoering van het contract en het behalen van de contractdoelstellingen!
